Fiches techniques
cahier des charges

Pour la reussite de vos évènements et animations, nous nous devons de mettre toutes les chances de notre côté et ainsi laisser le moins de détails possible au hasard, toute la partie technique de nos intervention sera validée avec vous en amont du jour J.

Vous trouverez ci-dessous les cahiers de charges en fonctions des types d'évènements et un aperçu général de notre façon de fonctionner

Cahier des charges - L'Oriflamme

Les déplacements

Nos départs se font depuis différents pôles (Agen, Montpellier) où se trouve notre matériel, mais à l’occasion, certaines dates sont intégrées à des tournées et ainsi nous réduisons les frais de déplacements. Les frais de déplacements sont à votre charge: ils sont calculés en additionnant le carburant et les frais de péage que notre voyage engendre, tout simplement !

Notre véhicule

Notre véhicule est un gros fourgon et nous devons pouvoir accéder facilement au plus prés du lieu d'animation afin de décharger notre matériel. Si les chemins d’accès devaient être étroits, merci de nous en faire part. Aussi, notre véhicule contient notre matériel de travail. Ainsi, durant toute la durée de l'animation nous devrons pouvoir le garer dans un lieu sécurisé et façilement accessible. Nous apprécions qu’une place lui soit réservée près du lieu d’intervention et d’hébergement.

L'installation

L’installation de notre matériel peut prendre du temps, nous aurons par conséquent besoin d’avoir accès au lieu d'intervention avant le début des animations(le matin même ou la veille). Pour certains ateliers, l’organisateur devra fournir tables et chaises.

Si nous devons installer le campement (tentes, échoppes), le terrain doit être meuble afin que nous puissions y planter des piquets. Chaque atelier animé avec sa tente occupe un espace de 25m².

Les ateliers ne sont pas animés dans les tentes mais devant. Les tentes et l’ensemble du campement sont un décor et un lieu de stockage pour notre matériel.

Une pièce devra être réservée aux animateurs afin qu’ils puissent se changer. Un accès aux toilettes et à l’eau courante devra être prévu.

Programmation

Nous apprécions que le programme de l'intervention soit établi et communiqué en avance : l’heure de début des animations, le programme général, les temps de repas ... Avoir connaissance du programme général nous permets d'organiser nos interventions aux mieux et de savoir comment s'adapter en cas de retard, imprévus ...

Si vous avez des difficultés pour établir le programme, n’hésitez pas à nous solliciter, nous vous aiderons avec plaisir.

Logement

Dans le cadre d’un déplacement important, nos animateurs devront être logés la veille et/ou le soir même. Chacun devra pouvoir trouver un lit propre avec draps et couvertures. Nos animateurs peuvent être logés à l’hôtel, en gîtes, chambre d'hôte ou hébergés ensemble chez l’habitant.

Restauration

Nos animateurs ont besoin de repas chauds, équilibrés et conséquents afin d'être au maximum de leur capacités pour la réussite de la journée. S’ils sont arrivés la veille au soir, le repas et le petit déjeuner sont également à votre charge, ainsi que celui du soir du jour d’intervention s’ils repartent le lendemain matin. Les repas peuvent être pris chez l’habitant si vous le souhaitez. Dans le cas contraire une indemnisation de 18€ par repas et par animateur et de 8€ par petit déjeuner et par animateur sera facturée.

Fond sonore

Pendant les animations, les intervenants ont besoin de pouvoir s’adresser clairement au public sans bruits parasites. Le bruit risque nuire à la découverte et donc à la réussite de l'animation. Aussi, les animations doivent pouvoir être installées dans un endroit relativement calme.

Météo et intempéries

En cas de mauvais temps (pluie, vent), les tentes ne pourront être installées pour des raisons de sécurité. L’Oriflamme se réserve le droit de décider si les tentes peuvent être montées en toute sécurité ou si elle doivent être démontés d'urgence.

Les tentes ne sont en aucun cas un lieu de repli en cas de pluie.

Paiement et facturation

Nous demandons le versement d’un acompte de 40% du montant total TTC pour valider notre venue dans votre établissement. Le reste de la facture sera réglé à l’issue de la prestation par chèque ou virement bancaire.

Dans le cas ou nous n’aurions pas pu monter le campement pour des raisons météorologiques, le prix de celles-ci sera déduit de la facture finale. Des frais d’hébergement ou de restauration peuvent être rajoutés sur la facture finale si ces derniers n’ont pas été pris en charge par l’organisateur.

Pour toutes questions ou précisions, n'hésitez pas à nous contater